Książeczka żeglarska: jak wyrobić i ile kosztuje

Dziób statku i otwarty horyzont na morzu — poradnik: dokumenty

Książeczka żeglarska

Wniosek, załączniki, opłata i odbiór, krok po kroku.

Najkrótsza odpowiedź: książeczkę żeglarską wystawia dyrektor urzędu morskiego na twój wniosek, złożony osobiście albo elektronicznie. Standardowa opłata to 200 zł, uczniowie i studenci płacą 100 zł, a dokument jest ważny 10 lat (dla cudzoziemców spoza UE i EFTA zwykle 5 lat). Do wniosku potrzebujesz m.in. zdjęcia jak do paszportu, świadectwa przeszkolenia podstawowego STCW i oświadczenia o ważnym świadectwie zdrowia (art. 9-11 ustawy o pracy na morzu, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 102, oraz § 3 rozporządzenia, Dz.U. 2023 poz. 2080).

Czym jest książeczka żeglarska

To dokument osobisty marynarza: poświadcza tożsamość, dokumentuje przebieg zatrudnienia na statkach i uprawnia do przekraczania granicy Polski (art. 7 ust. 1 ustawy o pracy na morzu). Na okładce, obok polskiej nazwy, widnieje angielskie Seaman's Book (wzór z załącznika do rozporządzenia). Obywatel polski może na podstawie książeczki wrócić do kraju jeszcze przez 12 miesięcy od dnia utraty jej ważności (art. 7 ust. 2). Te same zasady stosuje się odpowiednio do praktykanta (art. 7 ust. 3).

Na statku kapitan wpisuje do książeczki przebieg zatrudnienia: armatora, kapitana i zajmowane stanowiska (art. 8 ust. 2). Wpisów dotyczących jakości pracy marynarza i jego ocen robić nie wolno (art. 8 ust. 4), a wpisy mogą być prowadzone po angielsku (art. 8 ust. 5). Te wpisy to dowód praktyki pływania przy ubieganiu się o dokumenty kwalifikacyjne (§ 93 ust. 1 rozporządzenia kwalifikacyjnego, t.j. Dz.U. 2023 poz. 1383).

Kto może dostać książeczkę

Książeczkę żeglarską wystawia się na wniosek (art. 9 ustawy):

osoby z udokumentowanym ukończeniem szkolenia podstawowego z rozdziału VI Konwencji STCW, czyli kompletu przeszkoleń podstawowych (basic safety); świadectwa stopnia podstawowego mogą zostać zastąpione odpowiednimi świadectwami stopnia wyższego,
ucznia szkoły ponadpodstawowej, przy uczniu niepełnoletnim za zgodą rodziców lub opiekunów prawnych; wniosek potwierdza armator albo dyrektor szkoły,
studenta; wniosek potwierdza rektor uczelni,
młodocianego, za zgodą rodziców lub opiekunów prawnych, w celu przygotowania zawodowego; wniosek potwierdza armator,
innej osoby pozostającej z armatorem w stosunku pracy; wniosek potwierdza armator.

Jeśli dopiero zaczynasz i nie jesteś uczniem ani studentem szkoły morskiej, twoja droga to pierwszy punkt: najpierw kurs, czyli przeszkolenia podstawowe STCW w uznanym ośrodku, potem wniosek o książeczkę.

Cudzoziemcowi urząd wystawia książeczkę tylko przy legalnym pobycie w Polsce. Od 10 września 2026 r. ustawa mówi o tym wprost (art. 10a, dodany nowelą z 17 lipca 2026 r., Dz.U. poz. 1079): cudzoziemiec składający wniosek jako osoba po szkoleniu podstawowym, młodociany albo pracownik armatora (art. 9 pkt 1, 4 i 5) musi mieć zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt czasowy albo zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE. Osobie nieuprawnionej, w tym cudzoziemcowi przebywającemu w Polsce nielegalnie, dyrektor urzędu morskiego odmawia wystawienia książeczki w drodze decyzji (art. 12 pkt 1). Wniosków z tych trzech grup złożonych i nierozpatrzonych przed 10 września 2026 r. urząd nie ocenia według nowego art. 10a (art. 6 ust. 1 noweli).

Skompletuj wniosek i załączniki

Wniosek zawiera twoje dane (m.in. nazwisko i imiona, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, obywatelstwo, wzrost, kolor oczu), odwzorowanie własnoręcznego podpisu, adres do korespondencji, serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz oświadczenie o prawdziwości danych, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej (§ 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia). Gotowy formularz (druk PS 7.PD-02.F01) pobierzesz ze strony procedury Urzędu Morskiego w Gdyni; Urząd Morski w Szczecinie publikuje formularze w zakładce z wnioskami.

Do wniosku dołączasz (§ 3 ust. 4):

kolorową fotografię 35 × 45 mm, wykonaną w ciągu ostatnich 6 miesięcy: na jednolitym jasnym tle, ostrą, z twarzą zajmującą 70-80% kadru, w pozycji frontalnej, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami (nakrycie głowy zgodne z zasadami wyznania jest dopuszczalne, o ile nie zakrywa ani nie zniekształca owalu twarzy),
ważny dokument potwierdzający ukończenie szkolenia podstawowego (prawidło VI/1 Konwencji STCW), gdy składasz wniosek jako osoba z art. 9 pkt 1; świadectwa elementarnych zasad pierwszej pomocy i ochrony przeciwpożarowej stopnia podstawowego mogą zostać zastąpione świadectwami wyższego stopnia: pierwszej pomocy medycznej lub opieki medycznej nad chorym oraz ochrony przeciwpożarowej stopnia wyższego,
oświadczenie o posiadaniu ważnego świadectwa zdrowia wystawionego przez uprawnionego lekarza (nie dotyczy praktykanta),
dowód wniesienia opłaty,
uczeń, student albo młodociany: dodatkowo zgody rodziców lub opiekunów prawnych (przy osobach niepełnoletnich) oraz oświadczenie odpowiednio dyrektora szkoły, rektora albo armatora,
osoba zatrudniona u armatora (art. 9 pkt 5): oświadczenie armatora o zawartej umowie o pracę,
cudzoziemiec: kopie dokumentów potwierdzających legalność pobytu w Polsce.

Złóż wniosek w urzędzie morskim

Wniosek składa się do dyrektora urzędu morskiego (§ 2 ust. 1). Wnioski o książeczki przyjmują Urząd Morski w Gdyni (ul. Bernarda Chrzanowskiego 10) oraz Urząd Morski w Szczecinie (pl. Stefana Batorego 4). To one prowadzą opublikowane procedury i wzory wniosków.

Od 1 sierpnia 2026 r. urzędy morskie są jednak trzy: doszedł Urząd Morski w Słupsku, który odpowiada za wybrzeże środkowe między południkami 15°23′11″ i 17°40′30″ długości geograficznej wschodniej, czyli z grubsza od Kołobrzegu po Łebę (Dz.U. 2026 poz. 977 i poz. 978). Nowy urząd dopiero się organizuje i na 3 sierpnia 2026 r. nie ma jeszcze własnej strony ani procedury dla interesantów.

Biuro w Słupsku przy ul. Sienkiewicza 18 działa mimo to bez przerwy. Zgodnie z kartą Urzędu Morskiego w Szczecinie przyjmuje wnioski o książeczki żeglarskie i wydaje gotowe książeczki, potwierdza też wyciągi pływania. Czynne od 8.00 do 14.00, telefon 59 8474 225. Jeden wyjątek karta podaje wprost: zespół w Słupsku nie obsługuje wniosków o książeczki składanych przez cudzoziemców. Karta opisuje biuro jako zespół szczecińskiego wydziału, ale rozporządzenie przeniosło pracowników z tych powiatów do nowego urzędu z mocy prawa, a statut (Dz. Urz. MI 2026 poz. 23) przewiduje w Słupsku własny Inspektorat Dokumentów Marynarzy. Opisy na stronach urzędów mogą być więc nieodświeżone. Zapytaliśmy o to Urząd Morski w Gdyni. W odpowiedzi z 7 sierpnia 2026 r. urząd odesłał pytania o książeczki i dokumenty kwalifikacyjne wprost do Słupska. Nowy urząd nie ma jeszcze własnej poczty, więc pisz na adres tymczasowy [email protected] albo dzwoń pod 59 8474 254.

Osobiście: wniosek w postaci papierowej składa się wyłącznie osobiście (§ 2 ust. 2), z fotografią na papierze fotograficznym, zwykłym albo przeznaczonym do drukarek (§ 3 ust. 6); przy składaniu okazujesz do wglądu ważny dowód osobisty albo paszport (§ 3 ust. 8).
Elektronicznie: na adres do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia) albo przez konto w systemie teleinformatycznym urzędu (§ 2 ust. 3); Urząd Morski w Gdyni wskazuje w procedurze także skrytkę ePUAP. E-wniosek podpisujesz podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym i dołączasz pliki: fotografię JPEG, TIFF albo PNG o wymiarach co najmniej 492 × 633 piksele i wielkości do 2,5 MB, skany załączników, plik z wzorem własnoręcznego podpisu oraz skan dowodu albo strony paszportu z danymi (§ 3 ust. 7).

Wniosku nie wyślesz zwykłą pocztą: forma papierowa wymaga osobistej wizyty w urzędzie.

Zapłać za wystawienie

200 zł: standardowa opłata za wystawienie (art. 11 ust. 4 ustawy),
100 zł: uczniowie szkół ponadpodstawowych i studenci (art. 11 ust. 5),
równowartość 50 euro (uczniowie i studenci: 25 euro): książeczka wystawiana przez konsula za granicą (art. 11 ust. 6a i 6b),
bez opłaty: nowa książeczka w miejsce wciąż ważnej książeczki utraconej w wyniku wypadku morskiego stwierdzonego przez właściwy organ (art. 11 ust. 6c),
wymiana kosztuje tyle samo co wystawienie i odbywa się na koszt wnioskodawcy (art. 13 ust. 2 i 3).

Numery kont i wymagane tytuły przelewów znajdziesz na stronach urzędów morskich (linki w źródłach na dole strony).

Odbierz książeczkę

Urząd Morski w Gdyni deklaruje w procedurze załatwienie sprawy nie później niż w ciągu miesiąca od złożenia wniosku. Książeczkę odbiera się osobiście albo przez osobę upoważnioną notarialnie, w tym samym urzędzie morskim, w którym złożono wniosek (§ 6 ust. 1); przy odbiorze okazujesz dowód osobisty albo paszport (§ 6 ust. 2).

Przy wymianie, odbierając nową książeczkę, przedkładasz dotychczasową (§ 7 ust. 2). Urząd ją unieważnia (czerwony stempel UNIEWAŻNIONO i trwale uszkodzona strona z danymi) i zwraca ci ją (§ 7 ust. 1 i 3), więc wpisy dokumentujące przebieg zatrudnienia zostają u ciebie.

Ważność: 10 lat (albo 5)

Książeczkę żeglarską wystawia się na 10 lat (art. 11 ust. 1). Cudzoziemcom spoza Unii Europejskiej, EFTA i Szwajcarii, niebędącym członkami rodzin obywateli tych państw, wystawia się ją na 5 lat (art. 11 ust. 3).

Książeczka traci ważność z upływem terminu, ale nie wcześniej niż z dniem rozwiązania marynarskiej umowy o pracę zawartej na czas określony lub na czas podróży morskiej (art. 14 ust. 1 pkt 1): koniec ważności w trakcie takiego kontraktu nie zostawia cię bez dokumentu. Obywatel polski może też wrócić do kraju na książeczce jeszcze przez 12 miesięcy po utracie jej ważności (art. 7 ust. 2). Dyrektor urzędu morskiego unieważnia książeczkę, gdy wobec posiadacza zachodzą przesłanki odmowy wydania paszportu (art. 14 ust. 2 w związku z art. 12 pkt 4).

Od 10 września 2026 r. książeczka traci ważność także w trzech dodatkowych przypadkach (art. 14 ust. 1 pkt 3-5, dodane nowelą Dz.U. 2026 poz. 1079): przy wymianie na nową, po zgłoszeniu dyrektorowi urzędu morskiego jej zaginięcia lub utraty oraz po odnalezieniu zagubionej książeczki i przekazaniu jej urzędowi. Od tej samej daty urzędy morskie prowadzą ewidencję wydanych i unieważnionych książeczek, papierowo i w systemie PHICS (art. 10 ust. 1a i 1b). W ewidencji są m.in. dane z wniosku, wizerunek twarzy i odwzorowanie podpisu; danych z ewidencji elektronicznej nie usuwa się, a urząd udostępnia je na pisemny wniosek Policji, prokuratury, sądu, Straży Granicznej i Państwowej Komisji Badania Wypadków Morskich (art. 10 ust. 1c, 1f i 1g). Na wniosek armatora, jego przedstawiciela albo obcej administracji morskiej urząd potwierdza autentyczność książeczki o podanej serii i numerze (art. 10 ust. 1h): zagraniczny pracodawca może dzięki temu zweryfikować twój dokument bezpośrednio w urzędzie.

Wymiana książeczki

Książeczka podlega wymianie w czterech przypadkach (art. 13 ust. 1): zmiana danych w niej zamieszczonych, uszkodzenie lub inna okoliczność utrudniająca ustalenie tożsamości posiadacza albo przebiegu zatrudnienia, brak miejsca na adnotacje i wpisy oraz upływ terminu ważności. Wymianę załatwia się tak samo jak wystawienie: ten sam wniosek, te same załączniki i opłaty (§ 2 rozporządzenia, art. 13 ust. 3 ustawy).

Utrata: zgubiona albo skradziona

Zgłoś utratę dyrektorowi urzędu morskiego. Urząd oznacza utraconą książeczkę statusem zagubionej w systemie kontrolno-informacyjnym dla portów polskich (PHICS) i wystawia nową na zwykły wniosek (§ 7 ust. 4); we wniosku składasz oświadczenie o okolicznościach utraty (§ 3 ust. 1 pkt 2). Jeżeli wciąż ważna książeczka przepadła w wyniku wypadku morskiego stwierdzonego przez właściwy organ, za nową nie zapłacisz (art. 11 ust. 6c). Od 10 września 2026 r. zgłoszona książeczka traci ważność z mocy ustawy (art. 14 ust. 1 pkt 4), więc odnalezionego po czasie dokumentu nie używaj: przekaż go dyrektorowi urzędu morskiego (art. 14 ust. 1 pkt 5).

Za granicą, w razie utraty, zniszczenia albo upływu terminu ważności, książeczkę może wystawić konsul RP, jedynie na czas określonej podróży morskiej (art. 10 ust. 2); opłata to równowartość 50 euro, a dla uczniów i studentów 25 euro (art. 11 ust. 6a i 6b).

Masz starą książeczkę? Sprawdź, czy jest jeszcze ważna

Książeczki wystawione kiedyś na czas nieokreślony (bezterminowe) zachowały ważność tylko przez 10 lat od wejścia w życie ustawy o pracy na morzu, czyli do 9 listopada 2025 r. (art. 125 ust. 1). Taka książeczka jest już nieważna i podlega wymianie na nową.

Książeczki wystawione na podstawie poprzedniego rozporządzenia (z 2016 r.) zachowują ważność na okres, na jaki zostały wystawione (§ 13 rozporządzenia z 2023 r.). Od 1 marca 2024 r. urzędy wystawiają książeczki według nowego wzoru, a Ministerstwo Infrastruktury potwierdza, że wcześniejszych, wciąż ważnych książeczek nie trzeba wymieniać.

Najczęstsze pytania

Jakie kursy trzeba mieć przed złożeniem wniosku o książeczkę żeglarską?

Jeden komplet: przeszkolenie podstawowe z prawidła VI/1 konwencji STCW, czyli cztery kursy (indywidualne techniki ratunkowe, ochrona przeciwpożarowa stopnia podstawowego, elementarne zasady udzielania pierwszej pomocy medycznej oraz bezpieczeństwo własne i odpowiedzialność wspólna). Prowadzą je uznane ośrodki szkoleniowe, a ważny dokument potwierdzający ukończenie dołącza się do wniosku (§ 3 ust. 4 pkt 2 rozporządzenia). Uczeń, student, młodociany i osoba zatrudniona u armatora idą inną drogą: zamiast tego dołączają oświadczenie odpowiednio dyrektora szkoły, rektora albo armatora.

Czy wniosek o książeczkę żeglarską można wysłać pocztą?

Nie. Wniosek w postaci papierowej składa się osobiście w urzędzie morskim (§ 2 ust. 2 rozporządzenia). Zamiast wizyty możesz złożyć wniosek elektronicznie: przez e-Doręczenia albo konto w systemie teleinformatycznym urzędu, podpisany podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.

Mam starą książeczkę bez daty ważności. Czy jest jeszcze ważna?

Nie. Książeczki wystawione na czas nieokreślony zachowały ważność przez 10 lat od wejścia w życie ustawy o pracy na morzu, czyli do 9 listopada 2025 r. (art. 125 ust. 1). Taką książeczkę wymienia się na nową.

Ile kosztuje książeczka żeglarska i jak długo się czeka?

Opłata za wystawienie to 200 zł, a dla uczniów szkół ponadpodstawowych i studentów 100 zł (art. 11 ust. 4 i 5 ustawy o pracy na morzu). Urząd Morski w Gdyni deklaruje w procedurze załatwienie sprawy nie później niż w ciągu miesiąca od złożenia wniosku.

Czy książeczka żeglarska zastępuje paszport?

Książeczka to dokument osobisty marynarza: poświadcza tożsamość, dokumentuje przebieg zatrudnienia i uprawnia do przekraczania granicy Polski, a obywatel polski może na jej podstawie wrócić do kraju do 12 miesięcy po utracie jej ważności (art. 7 ustawy). W praktyce w podróż na statek i tak zabiera się paszport: linie lotnicze i kraje tranzytowe mają własne wymagania dokumentowe.

Co wpisuje się do książeczki żeglarskiej na statku?

Kapitan statku wpisuje przebieg zatrudnienia: armatora, kapitana i zajmowane stanowiska (art. 8 ust. 2 ustawy). Wpisów o jakości pracy marynarza ani jego ocen robić nie wolno (art. 8 ust. 4). Wpisy mogą być prowadzone po angielsku (art. 8 ust. 5).

Czy do książeczki żeglarskiej potrzebne są badania lekarskie?

Do wniosku dołącza się oświadczenie o posiadaniu ważnego świadectwa zdrowia wystawionego przez uprawnionego lekarza; wymóg nie dotyczy praktykanta (§ 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia). Świadectwo zdrowia wystawia lekarz uprawniony do badań marynarzy, a nie lekarz zwykłej medycyny pracy.

Źródła

Opłaty i zasady wystawiania wynikają wprost z ustawy i rozporządzenia. Szczegóły organizacyjne (numery kont, godziny przyjęć, aktualne formularze) sprawdzaj na stronach urzędów morskich.